Logo

Faktureringstyper & krav

Navigation faktureringstyper:

Generelle fakturakrav:

Generelt skal fakturaerne opfylde de almindelige krav, som stilles til en faktura hos Skat – læs mere på skat.dk.

Coop varetager faktura- og betalingshåndtering på vegne af de selvstændige juridiske enheder. Derudover har Coop nogle specifikke krav til fakturaer, som også skal opfyldes. Kravene afhænger af faktureringstypen. Disse er beskrevet under punktet ”Faktureringstyper”. I kan se en samlet liste over krav til fakturaer her.

Fakturaen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
(Alle fakturaer skal være maskinlæsbare – ingen håndskrevne)

  • Det fulde firmanavn og virksomhedsbetegnelse.
  • Den fulde firmaadresse.
  • Sælgers CVR-nummer.
  • Købers CVR-nummer (Bemærk er varen/ydelsen leveret til en af vores selvstændige brugsforeninger, er det dennes CVR, som fakturaen udstedes til og ikke Coop Danmark).
  • Sælgers mailadresse.
  • Korrekt reference i henhold til de førnævnte forskellige faktureringstyper.
  • Klar beskrivelse af, hvad der faktureres.
  • Fakturanummer.
  • Fakturadato (må ikke være udstedt før leveringsdatoen).
  • Følgeseddelnummer eller reference til tidligere fakturaer.
  • Betalingsbetingelser i henhold til standardbetingelser, som er minimum 14 dage.
  • Betalingsoplysninger – bankregistreringsnummer / kontonummer eller IBAN eller betalings-ID.
  • Specifikation af beløbet – ekskl. moms, momsbeløb, totalbeløbet inkl. moms samt momssats
  • Valutakode/ISO

    Fakturering skal ske løbende og senest inden udgangen af den måned, hvor leveringen har fundet sted. Betalingsbetingelserne er aftalt i forbindelse med aftalens indgåelse og gælder uanset om du handler med Servicekontoret, et centralt lager eller en butik. Når fakturaen betales, vil der sendes advisering via banken, men det er også muligt at modtage advisering via mail.

Fakturering tilknyttet indkøbsordre

Indkøbsordrer vil kunne blive afgivet af både Coop Danmark, 365discount og de enkelte Brugsforeninger. Den efterfølgende fakturering skal altid udstedes til den juridiske enhed, som afgav ordren, da fakturaen ellers vil blive afvist. I tilfælde af afviste fakturaer, vil I få en mail med afvisningsårsagen. Herefter skal I tilrette og genfremsende de afviste fakturaer, idet Coop ikke kan betale fakturaer med fejl. I skal ikke udstede en kreditnota til Coop, når vi afviser en faktura. I skal blot udligne bilaget internt hos jer, og fremsende en ny korrekt faktura. I bedes kontakte levkartotek@coop.dk, hvis I ikke modtager mails med afvisningsårsagerne.

Hvis der ved behandling af en faktura konstateres fejl i den angivne mængde eller den anførte pris, vil det være nødvendigt at foretage en korrektion af dette, inden afregningen finder sted. I skal IKKE udstede en kreditnota på differencen, da korrektionen vil ske ved, at den juridiske enhed udsteder et afregningsbilag, der udligner fejlen. Dette afregningsbilag kaldes en shortpay. Hvis I ikke modtager diverse afregningsbilag fra Coop, skal I kontakte levkartotek@coop.dk.

Der skal sendes én faktura pr. ordre, hvilket betyder, at det ikke er muligt at levere varer til de enkelte butikker/lagre og derefter sende én samlet faktura for leveringerne til Coop.

Fakturering af varer via PDF

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt tydelig påføring af disse Coop specifikke fakturakrav:

  • Det 10-cifrede indkøbsordrenummer (starter pt. med 45xxxxxxxx), som modtages på ordren fra Coop.
  • CVR-nummer på den indkøbende part eller den juridiske enhed. Det vil være den juridiske enhed, som står for købet, og som fremgår af ordren – se afsnit om juridiske enheder.
  • Leveringsstedet, som fx kan være et andet sted end den Brugsforening, som skal faktureres.

Faktura via PDF sendes på mail til invoice@coop.dk.

Fakturering af varer via Edifact

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt tydelig påføring af disse Coop specifikke fakturakrav:

  • Det 10-cifrede indkøbsordrenummer (starter altid med 45xxxxxxxx), som modtages på ordren fra Coop.
  • Fakturaer sendes i UNB-segment til Coops hoved GLN-nummer, som er 5790000050000.
  • Den juridiske enhed angives ved GLN-nummeret i NAD+BY segmentet. Det vil være den juridiske enhed, som står for købet, og som fremgår af ordren.
  • Leveringssted (Delivery Party) angives ved GLN-nummeret i NAD+DP segmentet.

Vær opmærksom på, at PIA-segment under LIN ikke længere kan benyttes (supplerende varebeskrivelse). Information i PIA-segment vil blive ignoreret, og Coop forventer GTIN-nummer i LIN-segmentet.

Det er yderst vigtigt, at fakturaen stemmer overens med de aktuelle EDI-Guidelines, da fakturaen ellers vil blive afvist.

Eksempel på fakturering via EDI-segmenter for Dagli’Brugsen Gundsømagle, hvor Jyllinge Brugsforening er juridisk enhed:

I GLN-listen kan I se, hvilket nummer I skal benytte. I kan se listen her.

Fakturering uden indkøbsordre fra Coop/Brugsforening

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt tydelig påføring af disse Coop specifikke fakturakrav:

Det er vigtigt, at I udsteder fakturaen til den enkelte butik eller til Servicekontoret. For at sikre hurtig behandling af jeres faktura, SKAL I ALTID påføre butikkens 10-cifrede CostCenter på fakturaen. Der skal altid angives “CC” foran butikkens CostCenter (CC1000000000) –CostCenter angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”. 

Se opdateret liste over butikkernes CostCenter her.  (Du skal benytte Chrome som browser).

Fakturering via PDF skal sendes via mail til invoice@coop.dk.

Film om fakturering af services via PDF kan ses her: Fakturering via PDF 

Hvis I fakturerer via OIO, læs instruks under afsnittet ”Fakturering via EAN/OIO”.

Fakturering af services til Servicekontoret

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt tydelig påføring af disse Coop specifikke fakturakrav:

For at sikre hurtig behandling af jeres faktura, så SKAL I altid påføre e-mailadressen på ordreafgiveren, så vi kan sikre hurtig behandling.

E-mailadressen angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.

Fakturering via PDF sendes via mail til invoice@coop.dk.

Film om fakturering af services via PDF kan ses her: Fakturering via PDF 

Hvis I fakturerer via OIO, læs instruks under afsnittet ”Fakturering via EAN/OIO”.

Fakturering via EAN/OIO

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt tydelig påføring af disse Coop specifikke fakturakrav:

Når I fakturerer elektronisk via OIO, så gælder der de samme fakturakrav, som når I sender en almindelig faktura via PDF. Disse er beskrevet under tidligere punkter afhængig af om det er til Butik eller Servicekontor.

Når I sender fakturaer via EAN/OIO, så skal I særligt være opmærksomme på at udstede fakturaen til det korrekte GLN-nummer og angive korrekt reference-ID. Der er to typer:

  1. CostCenter – benyttes hvis I handler direkte med en butik. I kan se en liste over, hvilke juridiske enheder, som I skal fakturere via GLN filen. Se link længere nede (I kan hente listen ved at benytte Chrome som browser).
  1. E-mailadresse – anvendes typisk når I handler med Servicekontoret og e-mailadressen skal tilhøre den, som skal godkende fakturaen.

I skal benytte følgende EAN-nummer, når I sender fakturaer til Coop: EAN: 5790000102600.

I GLN listen kan I fx se, butikkernes CostCenter, GLN nr. samt CVR nummer (juridisk enhed), som det tilhører. I kan se listen her.

Film om fakturering via EAN/OIOUBL kan ses her: Fakturering via EAN/OIOUBL

Fakturering via Internt ordrenummer (IO nr.)

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt tydelig påføring af disse Coop specifikke fakturakrav:

Hvis der er tale om et internt ordrenummer (IO-nummer), så skal den ansvarlige for IO-nummerets mailadresse angives som reference i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.

Selve IO-nummeret skal blot være påført synligt på fakturaen, gerne på øverste del af fakturaen.