Faktureringstyper
Som følge af omlægningen til SAP, vil indkøbsordrerne kunne blive afgivet af både Coop Danmark (inkl. Irma), Coop365/Fakta og de enkelte brugsforeninger. Den efterfølgende fakturering skal altid udstedes til den juridiske enhed, som afgav ordren, da fakturaen ellers vil blive afvist. I tilfælde af afviste fakturaer, vil I få en mail med afvisningsårsagen. Herefter skal I tilrette og genfremsende de afviste fakturaer, idet Coop ikke kan betale fakturaer med fejl. I skal ikke udstede en kreditnota til Coop, når vi afviser en faktura. I skal blot udligne bilaget internt hos jer, og fremsende en ny korrekt faktura. I bedes kontakte levkartotek@coop.dk, hvis I ikke modtager mails med afvisningsårsagerne.
Hvis der ved behandling af en faktura konstateres fejl i den angivne mængde eller den anførte pris, vil det være nødvendigt at foretage en korrektion af dette, inden afregningen finder sted. I skal IKKE udstede en kreditnota på differencen, da korrektionen vil ske ved, at den juridiske enhed udsteder et afregningsbilag, der udligner fejlen. Dette afregningsbilag kaldes en shortpay. Hvis I ikke modtager diverse afregningsbilag fra Coop, skal I kontakte levkartotek@coop.dk.
Der skal sendes én faktura pr. ordre, hvilket betyder, at det ikke er muligt at levere varer til de enkelte butikker/lagre og derefter sende én samlet faktura for leveringerne til Coop.
Fakturering af varer via PDF
Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.
Indholdskrav til fakturaen, som skal være påført tydeligt:
- Det 10-cifrede indkøbsordrenummer (starter altid med 45xxxxxxxx), som modtages på ordren fra Coop.
- CVR-nummer på den indkøbende part eller den juridiske enhed. Det vil være den juridiske enhed, som står for købet, og som fremgår af ordren – se afsnit om juridiske enheder.
- Leveringsstedet, som fx kan være et andet sted end den brugsforening, som skal faktureres.
Faktura via PDF sendes på mail til invoice@coop.dk.
Fakturering af varer via Edifact
Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt nedenstående:
- Det 10-cifrede indkøbsordrenummer (starter altid med 45xxxxxxxx), som modtages på ordren fra Coop.
- Fakturaer sendes i UNB-segment til Coops hoved GLN-nummer, som er 5790000050000.
- Den juridiske enhed angives ved GLN-nummeret i NAD+BY segmentet. Det vil være den juridiske enhed, som står for købet, og som fremgår af ordren.
- Leveringssted (Delivery Party) angives ved GLN-nummeret i NAD+DP segmentet.
Vær opmærksom på, at PIA-segment under LIN ikke længere kan benyttes (supplerende varebeskrivelse). Information i PIA-segment vil blive ignoreret, og Coop forventer GTIN-nummer i LIN-segmentet.
Det er yderst vigtigt, at fakturaen stemmer overens med de aktuelle EDI-Guidelines, da fakturaen ellers vil blive afvist.
Eksempel på fakturering via EDI-segmenter for Dagli’Brugsen Gundsømagle, hvor Jyllinge Brugsforening er juridisk enhed:
I GLN-listen kan I se, hvilket nummer I skal benytte. I kan se listen her.
Fakturering af services til butik
Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.
Det er vigtigt, at I udsteder fakturaen til den enkelte butik. For at sikre hurtig behandling af jeres faktura, SKAL I ALTID påføre butikkens 10 cifrede omkostningssted på fakturaen. Der skal altid angives “CC” foran butikkens omkostningssted (CC1000000000) – omkostningsstedet angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.
Se opdateret liste over butikkernes omkostningssted her. (Du skal benytte Chrome som browser).
Fakturering via PDF skal sendes via mail til faktura@coop.dk.
Film om fakturering af services via PDF kan ses her: Fakturering via PDF
Hvis I fakturerer via OIO, læs instruks under afsnittet ”Fakturering via EAN/OIO”.
Fakturering af services til Servicekontoret
Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.
For at sikre hurtig behandling af jeres faktura, så SKAL I altid påføre e-mailadressen på ordreafgiveren, så vi kan sikre hurtig behandling. E-mailadressen angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.
Fakturering via PDF sendes via mail til faktura@coop.dk.
Film om fakturering af services via PDF kan ses her: Fakturering via PDF
Hvis I fakturerer via OIO, læs instruks under afsnittet ”Fakturering via EAN/OIO”.
Fakturering via EAN/OIO
Faktura skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.
Når I fakturerer elektronisk via OIO, så gælder der de samme fakturakrav, som når I sender en almindelig faktura via PDF. Disse er beskrevet under punkt ”Coops faktureringskrav” -> Faktureringstyper -> Fakturering af varer via PDF.
Når I sender fakturaer via EAN/OIO, så skal I særligt være opmærksomme på at udstede fakturaen til det korrekte GLN-nummer og angive korrekt reference-ID. Der er to typer:
- Omkostningssted – benyttes hvis I handler direkte med en butik. I kan se en liste over. hvilke juridiske enheder, som I skal fakturere (I kan hente listen ved at benytte Chrome som browser)
- E-mailadresse – anvendes typisk når I handler med Servicekontoret og e-mailadressen skal tilhøre den, som skal godkende fakturaen.
I skal benytte følgende EAN-nummer, når I sender fakturaer til Coop: EAN: 5790000102600.
Hvis en faktura af en eller anden årsag ikke er udfyldt korrekt, så vil vi automatisk sende jer en mail med et link, hvor I selv kan rette fakturaoplysningerne.
I konverteringsfilen kan I se, hvilket kardex der svarer til hvilke omkostningssted samt CVR nummer (juridisk enhed) det tilhører. I kan se listen her.
Film om fakturering via EAN/OIOUBL kan ses her: Fakturering via EAN/OIOUBL
Fakturering via Internt ordrenummer (IO nr.)
Faktura skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.
Hvis der er tale om en intern ordre, så skal den ansvarlige for IO-nummerets mailadresse angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”. Selve IO-nummeret skal være påført synligt på fakturaen, gerne på øverste del af fakturaen.