Faktureringstyper

Som følge af omlægningen til SAP, vil indkøbsordrerne kunne blive afgivet af både Coop Danmark (inkl. Irma), Coop365/Fakta og de enkelte brugsforeninger. Den efterfølgende fakturering skal altid udstedes til den juridiske enhed, som afgav ordren, da fakturaen ellers vil blive afvist. I tilfælde af afviste fakturaer, vil I få en mail med afvisningsårsagen. Herefter skal I tilrette og genfremsende de afviste fakturaer, idet Coop ikke kan betale fakturaer med fejl. I skal ikke udstede en kreditnota til Coop, når vi afviser en faktura. I skal blot udligne bilaget internt hos jer, og fremsende en ny korrekt faktura. I bedes kontakte levkartotek@coop.dk, hvis I ikke modtager mails med afvisningsårsagerne.

Hvis der ved behandling af en faktura konstateres fejl i den angivne mængde eller den anførte pris, vil det være nødvendigt at foretage en korrektion af dette, inden afregningen finder sted. I skal IKKE udstede en kreditnota på differencen, da korrektionen vil ske ved, at den juridiske enhed udsteder et afregningsbilag, der udligner fejlen. Dette afregningsbilag kaldes en shortpay. Hvis I ikke modtager diverse afregningsbilag fra Coop, skal I kontakte levkartotek@coop.dk. 

Der skal sendes én faktura pr. ordre, hvilket betyder, at det ikke er muligt at levere varer til de enkelte butikker/lagre og derefter sende én samlet faktura for leveringerne til Coop.  

Fakturering af varer via PDF

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav. 

Indholdskrav til fakturaen, som skal være påført tydeligt: 

  • Det 10-cifrede indkøbsordrenummer (starter altid med 45xxxxxxxx), som modtages på ordren fra Coop.
  • CVR-nummer på den indkøbende part eller den juridiske enhed. Det vil være den juridiske enhed, som står for købet, og som fremgår af ordren – se afsnit om juridiske enheder.
  • Leveringsstedet, som fx kan være et andet sted end den brugsforening, som skal faktureres.

Faktura via PDF sendes på mail til invoice@coop.dk. 

Fakturering af varer via Edifact

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav, samt nedenstående:

  • Det 10-cifrede indkøbsordrenummer (starter altid med 45xxxxxxxx), som modtages på ordren fra Coop.
  • Fakturaer sendes i UNB-segment til Coops hoved GLN-nummer, som er 5790000050000.
  • Den juridiske enhed angives ved GLN-nummeret i NAD+BY segmentet. Det vil være den juridiske enhed, som står for købet, og som fremgår af ordren.
  • Leveringssted (Delivery Party) angives ved GLN-nummeret i NAD+DP segmentet.

Vær opmærksom på, at PIA-segment under LIN ikke længere kan benyttes (supplerende varebeskrivelse). Information i PIA-segment vil blive ignoreret, og Coop forventer GTIN-nummer i LIN-segmentet.

Det er yderst vigtigt, at fakturaen stemmer overens med de aktuelle EDI-Guidelines, da fakturaen ellers vil blive afvist.

Eksempel på fakturering via EDI-segmenter for Dagli’Brugsen Gundsømagle, hvor Jyllinge Brugsforening er juridisk enhed:

I GLN-listen kan I se, hvilket nummer I skal benytte. I kan se listen her.

Fakturering af services til butik

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.

Det er vigtigt, at I udsteder fakturaen til den enkelte butik. For at sikre hurtig behandling af jeres faktura, SKAL I ALTID påføre butikkens 10 cifrede omkostningssted på fakturaen. Der skal altid angives “CC” foran butikkens omkostningssted (CC1000000000) – omkostningsstedet angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”. 
Se opdateret liste over butikkernes omkostningssted her.  (Du skal benytte Chrome som browser).  

Fakturering via PDF skal sendes via mail til faktura@coop.dk.  

Hvis I fakturerer via OIO, læs instruks under afsnittet ”Fakturering via EAN/OIO”.

Fakturering af services til Servicekontoret

Fakturaer skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.

For at sikre hurtig behandling af jeres faktura, så SKAL I altid påføre e-mailadressen på ordreafgiveren, så vi kan sikre hurtig behandling. E-mailadressen angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.  

Fakturering via PDF sendes via mail til faktura@coop.dk.  

Hvis I fakturerer via OIO, læs instruks under afsnittet ”Fakturering via EAN/OIO”.

Fakturering via EAN/OIO

Faktura skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.

Når I fakturerer elektronisk via OIO, så gælder der de samme fakturakrav, som når I sender en almindelig faktura via PDF. Disse er beskrevet under punkt ”Coops faktureringskrav” -> Faktureringstyper -> Fakturering af varer via PDF.

Når I sender fakturaer via EAN/OIO, så skal I særligt være opmærksomme på at udstede fakturaen til det korrekte GLN-nummer og angive korrekt reference-ID. Der er to typer: 

  1. Omkostningssted – benyttes hvis I handler direkte med en butik. I kan se en liste over. hvilke juridiske enheder, som I skal fakturere (I kan hente listen ved at benytte Chrome som browser) 
  1. E-mailadresse – anvendes typisk når I handler med Servicekontoret og e-mailadressen skal tilhøre den, som skal godkende fakturaen.

I skal benytte følgende EAN-nummer, når I sender fakturaer til Coop: EAN: 5790000102600. 

Hvis en faktura af en eller anden årsag ikke er udfyldt korrekt, så vil vi automatisk sende jer en mail med et link, hvor I selv kan rette fakturaoplysningerne.  

I konverteringsfilen kan I se, hvilket kardex der svarer til hvilke omkostningssted samt CVR nummer (juridisk enhed) det tilhører. I kan se listen her.

Fakturering via Internt ordrenummer (IO nr.)

Faktura skal udfærdiges iht. momsbekendtgørelsens krav.

Hvis der er tale om en intern ordre, så skal den ansvarlige for IO-nummerets mailadresse angives i feltet: ”Deres reference” eller ”Att.”.  Selve IO-nummeret skal være påført synligt på fakturaen, gerne på øverste del af fakturaen.