Hvilke oplysninger behandler vi?
Du skal være opmærksom på, at din færden i Coops systemer (f.eks. arbejds-pc'er og Coops kassesystemer) logges (f.eks. dato for, hvornår du har haft adgang, ændring/tilføjelser/sletning mv.), og at Coop foretager overvågning af, at du ikke lagrer og anvender arbejdsrelateret data i strid med interne regler, f.eks. om du opbevarer cpr-nr. eller følsomme personoplysninger mv. i din Outlook eller på drev, som ikke er tiltænkt hertil.
Coop foretager også kontrol af afviste adgangsforsøg til IT-systemer, som du ikke har et arbejdsbetinget behov for at tilgå.
Hvad er formålet med behandlingen?
Kontrollen kan tjene både et præventivt formål, og kan anvendes til at udrede en konkret mistanke om et strafbart forhold. Er der mistanke om eller afsløres et strafbart forhold, vil Coop behandle (potentielle) strafbare oplysninger om dig.
For at reducere risikoen for misbrug, svig og ageren i strid med Coops interne sikkerhedsregler og retningslinjer behandler Coop oplysninger om din adfærd i Coops systemer. Coop foretager kontrol af registreringer og logdata for at sikre efterlevelse af vores regler, f.eks. at du ikke anvender din private mail til arbejdsrelaterede opgaver, eller at et opslag i IT systemer er sagligt begrundet i dit arbejdsrelaterede behov.
Hvad er det lovlige grundlag for behandlingen (retsgrundlaget)?
Behandlingen af dine persondata i forbindelse med kontrolforanstaltninger kan ske, hvis behandlingen bl.a. er nødvendig for:
- opfyldelse af din ansættelseskontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b)
- hvis Coops interesse i at behandle oplysninger overstiger dine eventuelle beskyttelseshensyn, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f,
- behandlingen er nødvendig for at overholde dine eller Coops arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, hvis disse er hjemlet i gældende ret eller kollektiv overenskomst, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b), eller
- behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f)
- for så vidt angår oplysninger om strafbare forhold Coops berettigede interesse i at behandle oplysningerne, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3
Hvor længe behandler vi dine oplysninger?
Vi opbevarer ikke dine personoplysninger i længere tid end nødvendigt for at kunne opfylde de formål, hvortil dine oplysninger er indsamlet, medmindre vi er forpligtet ved lov, eller det er nødvendigt for at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
Personoplysninger om ansatte vil blive slettet senest 6 år efter ansættelsesforholdets ophør. Oplysninger kan opbevares i længere tid hvis fortsat opbevaring er nødvendig for at overholde lovkrav, eller for at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, herunder for at kunne overholde retlige forpligtelser samt arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, som påhviler os som arbejdsgiver.