Krav til leverandører af lokale varer

Her kan du læse om, hvilke krav der er til din virksomhed, samt hvilke lovgivningskrav og retningslinjer, der er for dine leverancer af varer til butikker i Coop Danmark: Kvickly, SuperBrugsen og Dagli’Brugsen. Leverandører af lokale varer kan ikke levere direkte til Irma og fakta udenom Coop Danmarks centrale indkøbsorganisation.

Krav til varerne (herunder økologiske), emballage og mærkning finder du her

Detail- eller Engrosvirksomhed?

Hvis du er registreret som detailvirksomhed, må værdien, du leverer til andre virksomheder (og altså herunder Coops butikker), højst udgøre 2/3 af den totale omsætning. Den sidste 1/3 skal du sælge fra din egen adresse/butik til den endelige forbruger.

Hvis detailvirksomheder leverer fødevarer til andre detailvirksomheder i et omfang, der overstiger grænserne i 2/3- eller 1/3-reglerne, skal virksomheden skifte status til engrosvirksomhed eller virksomhed i gruppen 'detail med engros'.

Lokale samhandelsaftaler

Har du indgået en samhandelsaftale direkte med en/flere Coop butik(ker) om levering af varer i butikken, er der i samhandelsaftalens § 4 henvist til emballagevejledningen, mærkningsvejledningen og den relevante varekategorivejledning. Hvis varerne er økologiske, er der også henvist til økologivejledningen. Som der står i aftalen, er dokumenterne bindende for dig som leverandør i forbindelse med de leverancer, du har til en Coop-butik. Vi anbefaler derfor, at du sætter dig godt ind i dokumenternes indhold – og naturligvis overholder det. Ved at holde dokumenterne digitalt, er du altid opdateret og har dem altid tilgængelige. Du er selvfølgelig meget velkommen til at printe dokumenterne.

Bemærk: Det er altid dit selvstændige ansvar som leverandør at overholde gældende lovgivning. I dokumenterne er det tydeligt angivet, hvornår der er tale om Coop-krav.

Stregkoder

I Coop Danmark er identifikationen af en forbrugerenhed defineret ved enhedens GTIN-stregkode værdi. Alle enheder, der skal scannes ved udgangskasserne, skal være mærket med EAN-13 (eller EAN-8) -stregkode jf. GS1s retningslinjer. Mærkningskonceptet og yderligere information fås ved henvendelse til GS1 Denmark, eller det kan hentes på GS1 Denmarks hjemmeside https://www.gs1.dk/

Følgeseddel ved direkte levering

Det er leverandørens ansvar, at der ved direkte levering af varer til butikken altid medfølger en følgeseddel. Den enkelte følgeseddel må kun dække én ordre. Leverer leverandøren flere ordrer på én gang, skal leverandøren aflevere en separat følgeseddel for hver af de leverede ordrer.
Leverandørens følgeseddel skal ved direkte levering mindst indeholde følgende:

Generelle oplysninger:

  1. Leverandørens navn og adresse
  2. Leverandørens Coop Danmark-leverandørnummer eller EDI-lokationsnummer

Oplysninger pr. vare:

  1. Varenavn
  2. Varens Coop Danmark-dessinnummer eller EAN-nummer
  3. Salgsenhedens EAN-nummer
  4. Leveret antal kolli af varen (eller leveret antal kg ved levering af vægtvarer)
  5. Antal salgsenheder pr. kolli

Det er vigtigt, at leverandøren ved direkte levering af varer til en butik altid modtager butikkens kvittering for den leverede mængde.

Fakturering

Fakturering må ikke foretages, før leveringen til butikken er sket, men Coop Danmark ønsker til gengæld at modtage leverandørens faktura så hurtigt som muligt efter, at butikken har modtaget varerne.

Den enkelte faktura må kun dække én ordre. Har leverandøren leveret flere ordrer, skal leverandøren udstede en separat faktura for hver af de leverede ordrer.

Leverandørens faktura skal ved direkte levering mindst indeholde følgende:

Generelle oplysninger:

  1. Leverandørens navn og adresse
  2. Leverandørens Coop Danmark-leverandørnummer eller EDI-lokationsnummer
  3. Butikkens navn, adresse og butiksnummer (kardexnummer) eller EDI-lokationsnummer
  4. Et referencenummer, der entydigt identificerer følgesedlen til den leverance, fakturaen dækker, f.eks. et følgeseddelnummer. Leverandøren vælger selv arten af referencenummeret
  5. Fakturaens forfaldsdato

Oplysninger pr. vare:

  1. Varenavn
  2. Varens Coop Danmark-dessinnummer eller EAN-nummer
  3. Leveret mængde af varen angivet i hele Coop Danmark-kolli eller i kg (vægtvarer)
  4. Enhedspris eksklusiv moms
  5. Pris for den leverede mængde af varen eksklusiv moms

En faktura for direkte leverede varer skal fremsendes til Coop Danmark pr. e-mail til butik.faktura@coop.dk

Bemærk: Pr. 4. oktober er en lang række varer overgået til SAP. Find den fulde liste her. Hvis du leverer denne type varer, skal du sørge for at få et ordrenummer (PO) ved levering i butikken, som skal påføres fakturaen, og sende den pr. e-mail til invoice@coop.dk